“Vertel me waar je je geld aan uitgeeft en ik zal je vertellen wat je strategie is.” Er is waarschijnlijk geen betere zin om het potentiële verschil tussen een beoogde en de defacto strategie te beschrijven. Zero-based budgettering (ZBB) is een krachtige methode om groei te versnellen, waarde te creëren en uw strategie in de realiteit om te zetten: Zero-based budgettering – making strategy happen.

WAT IS ZERO-BASED BUDGETTERING?

ZBB vertrekt van een blanco vel papier, niet van de begroting van vorig jaar. Op een zeer gedetailleerd niveau wordt bepaald welke middelen verschillende business units nodig hebben om de strategische doelen te realiseren. Vervolgens worden individuele kostencategorieën over alle bedrijfsonderdelen geadresseerd en moeten alle uitgaven worden verantwoord. In ZBB is de referentie niet het budget van vorig jaar, maar “nul”.

ZBB werd in de jaren zestig geïntroduceerd en kreeg langzaam tractie. Na een korte periode van populariteit zonk het weg in de vergetelheid. Nu, geholpen door de voortschrijdende digitalisering, zit het weer in de lift. ZBB wordt niet langer alleen gebruikt in de sector van verpakte consumentengoederen, en is ook niet alleen meer gericht op de kosten voor verkoop, administratie en de algemene kosten. Het verspreidt zich nu over verschillende sectoren en functies. En terecht, want het is geschikt voor elke branche en alle functies: inkoop, supply chain, verkoop en marketing, service en ondersteuning en meer.

ZBB IS NIET SLECHTS EEN TOOL OM KOSTEN TE BEHEERSEN

Veel bedrijven gebruiken het als een tool om kosten te beheersen. Echter, dit is een schromelijke onderschatting van de werkelijke kracht. Bij gebruik in een strategische context kan ZBB kostenstructuren herconfigureren, investeringsmiddelen vrijmaken en groei versnellen. Succesvolle bedrijven beginnen met een solide ‘Wat door Hoe’-doelstelling die het bedrijf richting geeft. De bijbehorende strategische doelen leiden vervolgens tot vragen over welke investeringen nodig zijn en wat de totale kostenstructuur moet zijn om deze investeringen mogelijk te maken. Zo is ZBB nauw geïntegreerd met de strategie van het bedrijf. Het richt zich zowel op kostendiscipline als op investeringen en kansen die groei stimuleren. Het gebruik van ZBB als een eenmalige exercitie zal het hem echter niet doen.

ZBB TRANSFORMEERT UW BUSINESS

ZBB is geen eenmalige oefening; het is een manier van zakendoen en onderdeel van het DNA van een organisatie. De implementatie ervan herontwerpt niet alleen uw processen, beleid en systemen, maar zorgt ook voor een nieuwe mentaliteit en gedrag. ZBB stelt een duidelijke kostenverantwoording en disciplines vast om kosten die weinig of geen waarde toevoegen, te verminderen en permanent te elimineren. Tegelijkertijd vraagt het een duidelijke verantwoording om de toegevoegde waarde van de juiste uitgaven te maximaliseren. ZBB daagt bedrijven uit om efficiënter en effectiever te opereren in verschillende functies, regio’s, divisies en business units om de omzet en marge te laten groeien. Het zet mensen aan bewuste, strategische besluiten te nemen en de juiste dingen voor elkaar te krijgen: Zero-based budgettering – making strategy happen.

ZERO-BASED BUDGETTERING IN GOEDE EN SLECHTE TIJDEN – BEHOUD STRATEGISCH MOMENTUM

Tijdens een recessie – en vooral vlak daarna – laten succesvolle bedrijven hun EBIT groeien, terwijl anderen vastlopen. Waarom winnen sommige bedrijven terwijl andere verliezen? De gemene deler van de winnaars is dat ze een strikte kostendiscipline handhaven en hun groeihefbomen financieren in zowel goede als slechte tijden. Ze behouden hun strategisch momentum, ongeacht de marktomstandigheden.

We weten dat voornamelijk de marge het totale aandeelhoudersrendement van een bedrijf bepaalt. De bedrijven die een aanzienlijk hogere lange termijn waarde genereren, laten hun EBIT het meest groeien. Ze implementeren de vereiste verandering al tijdens economisch goede tijden – d.w.z. preventief. Dus hoe eerder een bedrijf transformeert, hoe beter zijn toekomstige prestaties.

EN WAT TE DENKEN VAN LEAN SIX SIGMA (LSS)?

Lean wordt vaak gezien als een uitgebreide toolbox. Dit mist de essentie. Bij Lean draait alles om mentaliteit en gedrag – het gaat om strikte kostendiscipline en een snelle cashconversiecyclus. Lean is ontstaan bij Toyota toen het net na de Tweede Wereldoorlog het bedrijf weer aan het opbouwen was. Het zat krap bij kas, net als hun klanten.

Het hele concept van flow binnen de manier van werken van Toyota was, en is nog steeds, om een snelle cashconversiecyclus te garanderen en om kosten met lage toegevoegde waarde te elimineren. Bovendien benaderden ze alles vanuit het oogpunt van de klant: waar wil de klant voor betalen? Al het andere is verspilling. Het hebben van een snelle cashconversiecyclus creëert de mogelijkheid om sneller te groeien. En dat is wat ze deden.

Evenzo wordt Six Sigma vaak gezien als een uitgebreide toolbox. Echter, ook Six Sigma heeft alles te maken met mentaliteit en gedrag – één van hard elimineren van variatie. Six Sigma is eind jaren tachtig ontwikkeld door Motorola. Het bedrijf werd verlamd door de kosten van slechte kwaliteit, waardoor hun marges verdampten en de omzet onder druk stond. Wilde het bedrijf een levensvatbare toekomst hebben, dan moest het de variatie terugdringen.

HOE ZIJN ZERO-BASED BUDGETTERING EN LEAN SIX SIGMA GERELATEERD?

ZBB is de overkoepelende benadering om het succes van een bedrijf op korte en lange termijn te stimuleren: Zero-based budgettering – making strategy happen. Vanuit het oogpunt van bedrijfsstrategie wordt eerst de ‘Wat door Hoe’-doelstelling bepaald en vervolgens worden de belangrijkste doelen en targets vastgesteld. ZBB bekijkt het bedrijf als geheel vanaf het hoogste niveau, gevormd door zijn doel, visie en ambitie. Elk lk aspect van een bedrijf wordt erdoor beïnvloed: het bedrijfsmodel, inclusief de organisatiestructuur, en het beleid. ZBB gedijt bij de juiste mentaliteit en gedrag; verankerd in het DNA van de organisatie.

De mentaliteit en het gedrag achter Lean Six Sigma (LSS) passen volledig bij de mentaliteit en het gedrag achter zero-based budgeting. ZBB zal de selectie van tools uit de LSS-toolbox sturen die het beste bijdragen aan de behoeften van het bedrijf in zijn drive naar realisatie van zijn visie en ambitie – vergelijkbaar met de manier waarop Toyota en Motorola vaardigheden en tools ontwikkelden en verwierven die in overeenstemming waren met hun behoeften en gevormd door hun manier van denken.